Bildirim maddeleri ve ulaşmış sayılma

Bir bakışta

Bildirim maddesi ne yapar?

Sözleşmeler önemli anlarda resmî bildirime dayanır: yenilememe, fesih, temerrüt, fiyat değişikliği, talep, mücbir sebep ve adres değişikliği. Bildirim maddesi bu anları denetlenebilir olgulara çevirir. Madde, fesih bildiriminin tedarikçinin tescilli merkezine kuryeyle teslim edilmesini istiyorsa, ne kadar açık olursa olsun bir e-posta geçerli sayılmayabilir. Birçok ülkede mahkemeler, maddenin bildirimin "ancak" belirli bir yolla yapılması halinde geçerli olacağını söylediği durumlarda bu şekil şartlarını uygular; süre kısıtlıysa daha da sıkı davranır.

Eksiksiz bir madde sekiz konuyu kapsar:

1. Kimin bildirim yapabileceği ve hangi biçimde (yazılı, yetkili kişice imzalı).
2. Muhatap. Adı geçen bir görev veya birim, ikinci bir adrese kopya ile.
3. Adres ve e-posta. Her tarafın bilgileri ve bunların nasıl güncelleneceği.
4. Geçerli kanallar. Kurye, taahhütlü posta, elden teslim, e-posta, noter, KEP, portal.
5. Ulaşmış sayılma. Bildirimin ne zaman ulaşmış kabul edileceği.
6. Dil. Çoğunlukla sözleşmenin dili.
7. İş günü. Madde iş günü sayıyorsa hangi takvimin uygulanacağı.
8. Bilgi değişiklikleri. Değişiklik bildirimi ulaştığında geçerli olur; bilgilerinizi güncel tutun.

Ulaşmış sayılma

Ulaşmış sayılma, sözleşmenin bildirimi alıcı okusa da okumasa da belirli bir anda ulaşmış kabul etmesidir. Aşağıdaki ifadeler örnektir, öneri değildir:

Neden önemli? Maddeye göre taahhütlü posta, postaya verildikten üç iş günü sonra ulaşmış sayılıyorsa, 2 Ekim'e kadar ulaşması gereken bir yenilememe bildirimini 30 Eylül'de postaya vermek geç kalmaktır. Aynı bildirim, 1 Ekim'de teslimi doğrulanan bir kuryeyle süresinde olabilir. Madde süreyi "ulaşma" ile sayıyorsa, mektubu postaneye verdiğiniz günden değil, ulaşmış sayılma kuralından geriye doğru hesaplayın.

Sözleşme sustuğunda varsayılan kurallar

Madde yoksa veya bir noktaya değinmiyorsa boşluğu uygulanacak hukuk doldurur. Varsayılanlar tek biçimli değildir ve çoğu zaman açık bir maddeye göre gönderen için daha elverişsizdir. Bu tablo genel bilgidir, hukuki tavsiye değildir.

Her ülke için iki sonuç çıkar. Birincisi, varsayılandan daha açık bir madde hemen her durumda üstün gelir; bu yüzden kendi kuralınızı yazın. İkincisi, gönderim kanıtı ile teslim kanıtı farklı şeylerdir ve ikisine de ihtiyaç duyabilirsiniz.

Sık yapılan hatalar

• Alışkanlıkla e-posta kullanmak. Ekipler her şeyi e-postayla gönderir; oysa fesih veya yenilememe bildirimi, maddenin kurye ya da taahhütlü posta isteyebileceği tam olarak o andır.
• Yanlış veya eski adres. Birleşme veya taşınma sonrası sözleşmedeki adres artık takip edilmiyor olabilir. Dosyada adres değişikliği bildirimi arayın.
• Eksik kopya. Bazı maddeler dış hukuk danışmanına kopya ister; kopya gönderilmeden bildirim geçerli olmaz.
• Yanlış imza yetkilisi. Madde, yönetici imzalı bildirim isteyebilir.
• Günleri yanlış saymak. İş günleri, alıcı ülkenin resmî tatilleri ve hafta sonları ulaşmış sayılmayı kaydırır.
• Zeyilnameleri göz ardı etmek. Bir zeyilname veya sipariş formu asıl bildirim adresini değiştirmiş olabilir. Belge setindeki geçerli koşullar belirleyicidir.
• Kanıt tutmamak. Kurye makbuzunu, takip sayfasını, başlık bilgili gönderilmiş e-postayı ve imzalı mektubu tek yerde saklayın.

Pratik bir rutin

1. Sözleşmeyi sisteme alırken bildirim maddesini çıkarın: muhatap, adres, kanallar, ulaşmış sayılma, kopyalar.
2. Bir ihbar süresi hesaplandığında kanalı maddeden seçin ve gönderme son gününü ulaşmış sayılma kuralından hesaplayın.
3. Mektubu erken hazırlayın, yetkili imzacıya imzalatın ve varsa ekleri iliştirin.
4. Gerekli kanaldan gönderin; maliyeti düşükse nezaket kopyası olarak ikinci bir kanaldan da iletin. Nezaket kopyası resmî bildirimin yerini asla tutmaz.
5. Gönderim ve teslim kanıtını sözleşme kaydına kaydedin.
6. Aldığınız adres değişikliği bildirimlerini kaydedin ve sözleşmenin bildirim bilgilerini güncelleyin.

Daha iyi bir bildirim maddesi yazmak

Hâlâ pazarlık edebiliyorsanız şunları isteyin: olağan bildirimler için e-postanın geçerli kanal olması, fesih ve yenilememe için kurye artı e-posta, her kanal için açık bir ulaşmış sayılma kuralı, kopya adresiyle birlikte adı geçen bir bildirim muhatabı, bilgileri bildirimle güncelleme konusunda karşılıklı hak ve taraf size haber vermeden taşınsa bile son bildirilen adrese gönderilen bildirimlerin geçerli sayılması.

Pratik kontrol listesi

Bildirim göndermeden önce şunları doğrulayın: maddede yazan adres ve alıcı doğru mu, yöntem sözleşmeye uygun mu, süre hangi günden başlıyor ve bildirimin ulaştığı kabul edilen gün hangisi? Gönderimden sonra kanıtı saklayın: gönderi makbuzu, teslim kaydı, e-posta başlığı ve gönderilen metnin tam kopyası. Son tarihe yakın bildirimlerde tek bir yönteme güvenmeyin; sözleşmenin izin verdiği ikinci bir yöntemle de gönderin. Karşı taraftan gelen bildirimler için de aynı kayıt düzenini uygulayın ve kimin hangi adrese baktığını belirleyin; böylece size ulaşan bir bildirim fark edilmeden kalmaz.

Pactinel nasıl yardımcı olur?

Pactinel bildirim maddesini (kanallar, adres, muhatap ve ulaşmış sayılma kuralı) okur, planlanan bir bildirim maddenin kabul etmediği bir kanal kullanıyorsa uyarır, incelemeniz için mektubu taslak olarak hazırlar ve gönderim kanıtını sözleşme kaydında saklar. Görev sahipleri ve onaylayıcılar için ücretli kullanıcı lisansı gerekmez. Ücretsiz plana göz atın. Pactinel taslak hazırlar ve hesaplar; hukuki tavsiye vermez, bu yüzden her bildirimi göndermeden önce doğrulayın.