Sigorta sertifikası (COI) takibi rehberi

Özet tablo

Sertifika nedir, ne değildir

Sigorta sertifikası, düzenlendiği tarihte bir poliçenin var olduğunu gösteren bir kanıttır. Poliçenin kendisi değildir. Amerika Birleşik Devletleri'nde en yaygın form, genel sorumluluk sigortası sertifikası olan ACORD 25'tir. Eyalet sigorta kurumlarının yayımladığı örnekler, sertifikanın bilgi amaçlı düzenlendiğini, listelenen poliçelerin teminatını olumlu ya da olumsuz yönde değiştirmediğini, genişletmediğini veya başka hale getirmediğini ve sigortacı ile sertifika sahibi arasında bir sözleşme oluşturmadığını belirten bir uyarı taşır. Sigorta sektörünün sertifika formları genellikle, sertifika sahibinin ek sigortalı olduğu durumlarda poliçeye zeyilname eklenmesi gerektiğini ve sertifikadaki bir ifadenin zeyilnamenin yerini tutmadığını da belirtir. Tedarikçinizin gönderdiği formun güncel baskısını kontrol edin, çünkü metin baskılar arasında değişebilir.

Pratik sonuç: kusursuz görünen bir sertifika, birinin teminatın var olduğuna inandığını gösterir. Poliçede sözleşmeniz için önemli bir istisna olmadığını, sizin ek sigortalı olduğunuzu veya poliçe iptal edilirse size haber verileceğini göstermez. Riskli işlerde ek sigortalı zeyilnamesini, sözleşme izin veriyorsa ilgili poliçe metnini de isteyin.

Türkiye'de sertifika için tek bir standart form yoktur; kanıt genellikle sigorta poliçesi veya sigortacının ya da acentenin yazılı teyididir. Bu nedenle sigorta yükümlülüğünü, teminat kaybı halinde doğacak sonucu ve istenen belgeyi sözleşmeye açıkça yazmak daha da önemlidir.

Adım 1: şartı veri olarak yazın

Çoğu sözleşme sigortayı bir maddenin ya da ekin içine gömer: "olay başına en az 2.000.000 USD genel sorumluluk, 5.000.000 USD ek teminat, Alıcı ek sigortalı olarak gösterilecek, iptalde otuz gün önceden bildirim". Kimseyi aramadan önce bunu alanlara dönüştürün:

1. Teminat türü.
2. Asgari limit ve para birimi.
3. Ek sigortalı statüsü, rücu hakkından feragat veya birincil ve katkısız teminat şartı olup olmadığı.
4. Sertifikada kimin adının yer alacağı.
5. Yenileme sertifikasının bitişten önce mi yoksa talep üzerine mi verileceği.
6. Teminat sona ererse ne olacağı: işin durdurulması, teminatı sizin satın alıp bedelini yansıtmanız, fesih.

Veri olarak yazılmış bir şart, gelen bir sertifikayla otomatik karşılaştırılabilir. PDF içinde kalan bir şartı ise kim hatırlıyorsa o kontrol eder.

Adım 2: doğru belgeyi isteyin

İstek yazısında sözleşme, tam tüzel kişi unvanınız, teminat türleri, limitler ve ihtiyaç duyduğunuz zeyilnameler belirtilmelidir. "Sigortanızı gönderin" gibi belirsiz istekler yanlış sertifika sahibi gösteren veya ek teminat katmanını atlayan belgeler üretir. Kısa ve tekrar kullanılabilir bir yazı kullanın; sigorta sertifikası talep yazısı şablonu iyi bir başlangıçtır. İsteği tedarikçinin yanı sıra aracısına da gönderin, çünkü sertifikayı aracı düzenler.

Adım 3: sertifikayı şartla karşılaştırın

Her seferinde aynı listeyi izleyin:

• Poliçe dönemi geçerli mi, ne zaman bitiyor?
• Her teminat sözleşmeyle uyumlu mu, limitler asgari tutarın üzerinde mi? Limitler ana ve ek teminat katmanlarını birleştirebilir; sözleşmenin bunları nasıl saydığını doğrulayın.
• Sertifika sahibi olarak ve gerekiyorsa ek sigortalı olarak sizin tüzel kişiliğiniz yazılı mı?
• Sigortalı, sözleşmeyi imzalayan tüzel kişi mi, yoksa bir ana ya da iştirak şirketi mi?
• Muafiyet veya sigortalı tarafından üstlenilen kısım sözleşmeye uygun mu?
• Açıklama kutusunda olağan dışı notlar, listelenmiş istisnalar var mı?

Sonucu kabul, istisnalı kabul veya ret olarak, kararı kimin verdiğiyle birlikte kaydedin. Sahibi ve tarihi olmayan bir istisna, ileride çıkacak bir uyuşmazlığın hazırlığıdır.

Adım 4: bitişten önce yenileyin

Önemli olan tarih, sertifikayı aldığınız tarih değil poliçenin bitiş tarihidir. Hatırlatmaları bitişten en az 60 gün ve 30 gün önce, bir de bitiş gününe kurun. Yenilenmiş sertifika bitişe kadar gelmediyse, ispatlayabildiğiniz kadarıyla tedarikçi sigortasızdır. Bu durumda ne olacağını önceden belirleyin: resmi hatırlatma, yeni iş emirlerinin durdurulması veya sözleşme izin veriyorsa ödemenin bekletilmesi. Sözleşmenin vermediği yaptırımlar icat etmeyin; maddeyi kontrol edin.

Hukukun farklılaştığı yerler

Bu tablo genel bilgidir, hukuki tavsiye değildir. Kendi sözleşmeniz için bir avukata danışın.

Sık görülen hatalar

• Sertifika sahibi yanlış. Başka bir grup şirketi adına düzenlenmiş sertifika sözleşmeniz için bir şey kanıtlamaz.
• Bitiş sessizce geçiyor. En sık görülen ve önlemesi en ucuz hata.
• Yıllık limit erimiş. Yıl içindeki hasarlar yıllık toplam limiti azaltabilir; sertifika kalan limiti göstermez.
• Alt yükleniciler. Sözleşme, tedarikçinin sigorta şartlarını alt yüklenicilere yansıtmasını isteyebilir. Önemli yerlerde alt yüklenici sertifikalarını da izleyin.
• Sahibi olmayan tablolar. Sorumlusu belirlenmemiş bir "COI bitiş" sütunu, kimsenin almadığı bir hatırlatmadır.

Sertifika, güvence ve diğer belgeler

Sigorta sertifikası, banka teminat mektupları ve diğer güvencelerle aynı yaşam döngüsünde izlenebilir: talep edildi, alındı, geçerli, uzatma istendi, iade edilebilir. Teminat mektupları ve benzeri güvenceler için banka teminatları ve bonolar rehberine bakın. Her belgeyi, onu gerektiren sözleşme maddesine ve sorumlu kişiye bağlayın. Böylece bir sertifika süresi dolduğunda yalnızca "belge eksik" demezsiniz; hangi sözleşmenin hangi şartının karşılanmadığını ve kimin harekete geçmesi gerektiğini görürsünüz.

Tedarikçi türüne göre kural koymak da işe yarar: "bu türdeki her tedarikçi en az 2 milyon dolar genel sorumluluk içeren geçerli bir sertifika sunar" gibi bir kural, eksik, yetersiz veya süresi dolmuş belgeyi kişilerin hatırlamasına bırakmadan görünür kılar.

Pactinel nasıl yardımcı olur

Pactinel, sigorta sertifikalarını ve poliçelerini teminatlar ve güvencelerle birlikte; teminat türleri, limitler, ek sigortalı durumu ve bitiş tarihleriyle kaydeder ve her tedarikçi türü için asgari genel sorumluluk limiti gibi zorunlu belge kuralları tanımlamanıza izin verir. Eksik, yetersiz veya süresi dolmuş belgeler için uyarı üretir; yüklenen bir sertifikadan limitleri, tarihleri ve sigortalı adını kaynak metne bağlantıyla önerebilir ve bunları bir kişi onaylar. Pactinel hukuki tavsiye vermez ve bir sertifikanın sözleşmenizi karşılayıp karşılamadığına karar vermez. Ücretsiz planla başlayabilirsiniz.