Sözlük
Sözleşme deposu
Kısaca
Sözleşme deposu, bir kuruluşun sözleşmelerini ve taraflar, tarihler, değerler ve maddeler gibi ilişkili verilerini tuttuğu merkezi, aranabilir bir yerdir. Paylaşılan klasörden farklı olarak yapılandırılmış veriyi ve erişim haklarını kaydeder; böylece son tarihler ve yükümlülükler yalnızca saklanmaz, bulunabilir, filtrelenebilir ve harekete geçirilebilir.
Yazan: Pactinel editorial team22 Ekim 2026 tarihinde gözden geçirildi
Dosya klasörü ile depo arasındaki fark, dosyaların çevresindeki yapıdır.
Depoda neler bulunur
- Belgeler: imzalı sözleşme, zeyilnameler, sipariş formları ve ilgili yazışmalar.
- Üst veri: taraflar, yürürlük tarihi, süre, yenileme şartları, ihbar süresi, değer, sorumlu.
- İlişkiler: hangi belgelerin aynı sözleşmeye ait olduğu.
- Erişim denetimi ve geçmiş: kimin kayıtları görebildiği veya değiştirebildiği ve denetim izi.
- Arama: taraf, madde, tarih veya duruma göre.
Örnek
Bir finans yöneticisi, önümüzdeki 90 günde yenilenen ve yıllık değeri 200.000 TL'nin üzerindeki sözleşmeleri sorar. Klasörde bu, her dosyayı açmak demektir. Çıkarılmış tarih ve değerlerin bulunduğu bir depoda ise bir filtredir.
Kurmak
- Sözleşmeleri e-posta, ortak sürücü ve yerel klasörlerden toplayın.
- Her sözleşmeyi zeyilname ve sipariş formlarıyla gruplayın.
- Temel veri alanlarını girin. Bkz. yürürlükteki şartlar.
- Sorumluları ve gözden geçirme tarihlerini atayın.
- İzinleri ekibe göre belirleyin.
Depo, yenilemeleri ve yükümlülükleri yönetmenin temelidir; ancak yalnızca içindeki veri doğru ve güncel tutulursa işe yarar.
Bu içerik genel bilgidir, hukuki tavsiye değildir.